Cuando la comunicación en la organización es adecuada y coherente, no importa que lo que se comunique sean buenas o malas noticias.

En el ambiente laboral, cada persona interactúa con sus jefes, compañeros y clientes; de esta misma manera da o recibe información y se coordina a través de la palabra oral o escrita con los equipos de trabajo. De ahí la importancia natural del saber comunicarse para la realización de un trabajo más óptimo y fluido.  Es importante reconocer que la comunicación es una responsabilidad de cada colaborador en la compañía, pues en mayor o menor grado todos participan de ella.

Elementos de la comunicación en las organizaciones:

Identificamos en primer lugar la comunicación descendente, es decir aquella información que fluye de arriba hacia abajo en la estructura jerárquica de la empresa, el contenido de esta comunicación es toda aquella información que ayude a las personas a comprender mejor su función y la de los demás. Así mismo, existe comunicación ascendente, aquella que sucede  hacia arriba en la estructura de la empresa, este tipo de comunicación depende en gran medida de la cultura de la organización y la comunicación horizontal es la que se da entre grupos de trabajo o personas que están al mismo nivel jerárquico y se da para conseguir la coordinación entre los miembros de la organización.

Otro de los elementos fundamentales dentro de la comunicación es el tipo de público,  se debe analizar y considerar el destinatario al que se dirige la comunicación, es necesario adecuar el nivel de interlocución y lenguaje, así como a los medios disponibles para llevar  la comunicación. Lo más recomendable es contar con un mapa de públicos previamente identificado y el nivel de información y canales que se emplearán para transmitir el mensaje.

Primero lo primero…

Lo primero que se debe definir es el objetivo de lo que se quiere comunicar, y en función del mismo se debe tener en cuenta el tiempo, la agilidad y la celeridad en realizar y emitir la comunicación con el mensaje a transmitir.  Es tan perjudicial emitir mensajes fuera del tiempo como no hacerlo, esta comunicación extemporánea puede provocar reacciones contrarias entre los diversos públicos.  Haciendo uso del mapa de públicos y con foco en el objetivo de la comunicación se podrá hacer una adecuada mezcla de cantidad y forma para transmitir la información, ya que al tener mapeado a los grupos de personas damos agilidad al plan de divulgación, incluso basándose en cómo se han comunicado en el pasado con los mismos.

De igual forma, es importante que exista coherencia en la comunicación, es decir que las palabras, frases y oraciones empleadas se soporten en acciones y actitudes que le otorguen coherencia. Que se haga lo que se dice o se emite. En este sentido se falla muchas veces, no se honra la palabra o el acuerdo, no se es directo en la comunicación con otros y se hace lo contrario con el ejemplo. En la comunicación no solo la palabra cuenta, el lenguaje no verbal suma a lo que se quiere comunicar y por ende a la coherencia del mensaje que se esté transmitiendo. La comunicación va desde la palabra hasta el gesto.  Asimismo, es altamente valorada la mesura en lo que se comunica, es decir el cuidado en los detalles que se ofrecen de acuerdo al público receptor ya que si se comunica de más, no se comunica bien o si se comunican muchos detalles puede generarse “ruido” en la comunicación, pero por otro lado, si se comunica de menos se deja mucho a la imaginación, la gente en busca de sentido complementa el mensaje y este puede ser con facilidad distorsionado como mencionamos en nuestro artículo anterior, la comunicación informal se da para  sustituir redes formales  o mensajes ineficaces.

Mejor malas noticias que mentiras

Cuando la comunicación dentro de la empresa es adecuada, coherente y se puede corroborar con acciones que la preceden; no importa que lo que se comunique sean buenas o malas noticias,los seres humanos estamos mejor adaptados para enfrentar las malas noticias que las mentiras. Las malas noticias muchas veces nos unen y logran resultados sorprendentes en situaciones de crisis organizacional.

No se deberá en ningún caso ocultar la verdad, por dura que parezca en una organización resulta contraproducente. Obliga a quienes escuchan mentiras o verdades a medias a seguir buscando. He aquí la importancia de que los departamentos de comunicación atajen de primera mano al rumor colocando a la institución en una situación confortable por medio de la comunicación directa de manera oficial, con coherencia e inmediatez del pronunciamiento, antes de que surja una primera versión extraoficial.