Hay tiempos complicados en todas las esferas, por eso las empresas deben contar con estrategias de comunicación y crear un plan de gestión de crisis para que sea ejecutado por directivos e implementado por todo el personal. Con esto, se puede combatir los efectos colaterales que pueden traer la sensación de incertidumbre que hoy ronda el ambiente.
Probablemente algunas empresas no estaban preparadas para estos momentos y en este orden de ideas, se hace necesario crear un plan que sea útil para estos tiempos coyunturales y para tomar acciones más efectivas en el futuro.
¿Cuál es la importancia de la comunicación interna en las organizaciones empresariales?
La comunicación interna de una compañía es la que garantiza que todas las partes interesadas estén alineadas con la misma visión, propósito y valores.
También, es la que garantiza que todos tengan en mente las metas propuestas y que no se desvíen. Si lo hacen es la que permite volver a retomar el camino.
Además, es la que ayuda a transitar y ejecutar planes de gestión de crisis, de tal forma que los efectos para los involucrados sean del menor impacto posible.
¿Qué debe tener un plan para la gestión de crisis?
Primero es importante destacar que un plan de comunicación de gestión de crisis es diferente al plan de comunicación de la empresa.
El primero solo se ejecuta e implementa en situaciones puntuales, mientras que el segundo siempre funciona de manera transversal.
Por supuesto, el plan de gestión de crisis debe ir de la mano y ajustado a las políticas generales del plan de comunicación, pero cuenta con elementos distintos que son importantes tener en cuenta:
- Definir los voceros oficiales
- Preparar a los voceros oficiales
- Determinar los puntos de riesgo de la compañía
- Definir los canales de comunicación
- Establecer un protocolo que permita tomar decisiones en la marcha
Los aspectos fundamentales en un plan de gestión de crisis
A continuación, mencionamos algunos elementos que se deben tener en cuenta a la hora de establecer un plan de gestión de crisis.
- Ser directo: es muy importante crear mensajes claros, directos y contundentes. En estos casos, menos es más. Entre más editado esté nuestro mensaje y menos elucubraciones de a lugar mejor enfocados estarán las piezas.
- A tiempo: muchas empresas se toman demasiado tiempo antes de emitir un comunicado cuando se está ante una crisis. Temen comunicarse de manera incorrecta y esto los lleva a la parálisis. Aunque es astuto no responder de manera impulsiva, un silencio prolongado puede ser nocivo para la reputación de la compañía.
- La información clara y precisa: en estos tiempos de coronavirus, este aspecto es fundamental. Los empleados viven en incertidumbre y emitir mensajes ambiguos es nocivo. En temas delicados es mejor asesorarse de abogados y permanecer en silencio hasta no tener una respuesta oficial. Entonces, como se puede ver, hay que garantizar un balance entre este aspecto y el tema del tiempo.
- Un único mensaje: Cuando de gestión de crisis se trata, es fundamental que la empresa defina su discurso oficial. Por ejemplo, qué se va a decir sobre tema de despidos, cambios de turnos, protocolos de bioseguridad, entre otros. Si los directivos comienzan a enviar distintos mensajes las personas estarán confundidas y tenderán a hacer lo que ellos creen correcto.
Gestión de crisis interna o externa
Algunas empresas deciden contratar una empresa de relaciones públicas para la gestión de crisis, otras optan por crear un equipo de comunicación interna para definir los criterios, las directrices y las estrategias.
Cada una de estas decisiones tiene sus ventajas y desventajas.
Contratar asesoría externa permite tener una mirada objetiva y una lectura global de la situación. Cuando estamos en un problema no solemos pensar con claridad, así que la mirada externa puede ser muy útil.
Sin embargo, por el otro lado, ante la gestión de crisis puede ser de reacción lenta y sin el control esperado.
Por otro lado, un equipo de comunicación interna con protocolos claros puede hacer la gestión de crisis más efectiva. Pero también, puede estar sesgada y no dar soluciones más holísticas.
Subtitulo (H2): Debo tener un plan de gestión de crisis así considere que no voy a tener que usarlo
Hay organizaciones que no le dan importancia a la comunicación de la empresa, simplemente porque piensan que no pasarán por una crisis o creen que resolverán cuando llegue.
No obstante, cuando la crisis llega reconocen la importancia de un plan, pero ya es demasiado tarde para implementarlo. Por esto es necesario que los empresarios y líderes reconozcan la importancia de elaborar un protocolo que permita tomar decisiones, aún cuando la cabeza está caliente.
En este sentido, un plan de gestión de crisis es como comprar un seguro, es importante, pero con la visión de nunca tener que usarlo.
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