El teletrabajo se ha convertido en una necesidad tanto para empleados como para empleadores. El aislamiento social exige la adaptación a una diferente modalidad de trabajo de manera improvisada en ambos laterales. Acoplarse al trabajo presencial significa dejar una oficina vacía y trasladar a los empleados a un trabajo remoto, bajo plataformas electrónicas; y esto da como resultado caer en ensayo y error.

El motivo, es que los empresarios por lo regular, tienen una cultura de trabajo colmada de: reuniones, conferencias y supervisiones con los empleados y el hecho de ver la ausencia en la oficina, transmite desconfianza y una sensación de pérdida de control. Para evitar esto, las empresas deben cambiar la cultura de trabajo con las herramientas necesarias para un teletrabajo más eficiente.

Tener las mejores herramientas para un teletrabajo eficiente.

Todo teletrabajo debe ser liderado y conforme a las leyes; desde el empleador hasta el empleado deben contar con el dominio de herramientas necesarias para manejar adecuadamente esta modalidad.

Las siguientes pautas orientarán a una mayor productividad:

Profesional capacitado para ejercer las  funciones:

Es obvio que toda persona que este en teletrabajo deberá cumplir con los conocimientos básicos necesarios para la labor a ejecutar, paralelo a esto; la preparación y capacitación es imprescindible aun cuando se cuenta con títulos universitarios, cursos de preparación y especializaciones que el trabajo de campo amerita.

Asimismo, el empleador debe proporcionar a su personal: planificaciones, estrategias, métodos y comunicación interna, para obtener el mejor desempeño y efectividad en la labor. Siempre teniendo presente la evolución profesional y personal de sus colaboradores

Herramientas tecnológicas para el teletrabajo.

A diario, la tecnología se va superando a ella misma. En el teletrabajo son necesarias las  herramientas tecnológicas de vanguardia, acompañadas de una política documentada de software que permita el manejo de comunicación inmediata, y un internet de banda ancha.

Además, es imprescindible contar con un personal que brinde el soporte técnico constante desde la distancia, disponible para atender cualquier evento que reporten los empleados.

También, contar con plataformas de servicios web que brinden una comunicación efectiva en tiempo real y que faciliten el teletrabajo, algunos de ellos son:

a) Google Docs: es una fuente de trabajo colaborativo que cuenta con un sistema de permisos y edición distribuida.

b) Notion: es una plataforma más simple que la anterior, gratis, versátil para crear permisos, índices y base de contenidos.

c) GitLab: sirve para gestionar proyectos abiertos y privados. Un proyecto interno permite a cualquier usuario logueado tener acceso para explorarlo. Puede también crear grupos para mantener repositorios con un tema común, sin límite de repositores y también es gratis.

Muebles ergonómicos.

En cuanto a comodidad se refiere, la oficina es el lugar donde mayor confort debe existir; horas de trabajo, presiones y estrés, son componentes que generan bajo rendimiento en lo laboral. En teletrabajo se deben mantener condiciones óptimas de mobiliario todo dotado por la empresa. Además, aún cuando están en casa necesitan tener un concepto de oficina dentro de ella, pero todo manejado desde el confort para asegurar la mayor productividad.

Tener conciencia de las principales causas de bajo rendimiento en el teletrabajo

Existen amenazas para la productividad para las empresas que se inician en el teletrabajo. Queremos exponer alguna de ellas:

Fallas en la comunicación interna en tiempo real en el teletrabajo

La comunicación en cada empresa funciona de manera sincrónica, hacemos preguntas y recibimos respuestas inmediatas. El jefe demanda una acción y se cumple de inmediato, todo es generado bajo un principio de sincronía.

Ahora bien, en condiciones de teletrabajo, es necesaria una comunicación entre jefe y empleado en tiempo real. El empleador necesita entender que todos los procesos de la empresa van a migrar a un sector diferente: el trabajo remoto. Por lo tanto, hay que realizar planificaciones organizadas que luego sean transmitidas en una reunión de integración final con los empleados, donde se pauten directrices que sean transmitidas de manera efectiva y a tiempo.

Un espacio desordenado

Solo imaginar a alguien  en el computador, tratando de concentrarse, los niños gritando, el perro ladrando, llaman a la puerta, adiós trabajo. Esa es la imagen que tienen muchos empleadores del teletrabajo, es por eso la desconfianza. Dentro de la capacitación es importante la educación del empleado para transformar culturas y conceptos de trabajo que sean aplicadas para el teletrabajo. Es necesario acondicionar el espacio de trabajo, limpieza, iluminación correcta y contar con los utensilios de necesarios.

Estados de ánimo de los empleados sin atención

A menudo con el teletrabjo las personas pueden ser víctimas de situaciones emocionales,  tan iguales como  en lo presencial, tal como las presiones por entregar trabajos a tiempo, el estrés, desanimo, desenfoque, entre otros. Sin embargo, hay una muy distinta pero igual de importante, la sensación de aislamiento genera una serie de estados de ánimo que no hay que ignorar y es necesario aumentar estrategias para evitar situaciones como estas.

Sería importante realizar actividades que le den al teletrabajador la independencia para encontrar la manera de recargar energías y mantenerse enfocado y lleno de ánimo. El jefe que está a cargo de otros, debe poder anticipar reacciones, entregar recursos, alentar e indagar con empatía.

Entender que no es la distancia, es la persona; la clave está en  cómo las personas gestionan el teletrabajo, minimizando efectos con buenas relaciones, usando herramientas apropiadas para ello. Cada líder debe conocer muy bien cómo formar un equipo de trabajo y mantenerlos comunicados, de esta manera se reafirman lazos entre los empleados.

Se pueden tomar en cuenta estas estrategias:

* Alentar al uso de Herramientas para sustentar la salud emocional de su equipo.

* Abrir espacios para propiciar que los empleados expresen cómo se sienten.

* Codesarrolle con su gente actividades motivadoras que practicaban en los ritos presenciales, (como sorteos al mejor rendimiento, juegos de acertijo con premios de incentivo) la idea es  tomar un espacio entre los puntos de planificación corporativa, para  incluir actividades y  unir lazos entre el grupo de trabajo.

Establecer expectativas, metas y motivar para alcanzarlas

El empleador debe tener responsabilidad de mantener motivada a las personas bajo su cargo, sacar lo mejor de ellas, para alcanzar las metas fijadas sin llegar al límite de presionarlas demasiado. Los estudios expresan que mientras más motivado está un trabajador, mayor es su productividad.

El líder a cargo, debe entender que las metas se alcanzan un día a la vez, la sumatoria de la organización de tareas diarias, es lo que ayudará a alcanzar las metas a corto, mediano y largo plazo. Se debe realizar un enlistamiento cada día, definiendo prioridades y fijar pautas y estrategias claras, para que el empleado pueda estar enfocado y cumplirlas.

El surgimiento de dudas de los empleados, genera incompetencia, frustración y ansiedad por la incertidumbre. Todo empleador debe mantener una comunicación constante y prestarse atento para aclarar las dudas, eso se llama afianzar criterios.

Cumpliendo con todo estas recomendaciones, de seguro las empresas vencerán los mitos del teletrabajo y descubrirán nuevas oportunidades para alcanzar nuevos proyectos para sus empresas por medio de un teletrabajo productivo.

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Tenemos un programa que se llama La Maestría de las Emociones, diseñado especialmente para estos momentos donde la ansiedad por el aislamiento está creciendo.

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