El mundo ha sufrido una irrupción en estos últimos meses a causa del COVID-19. Esto ha cambiado las estrategias de comunicación interna y externa, y ha provocado una evolución en la perspectiva de muchas empresas.

Algunas empresas quizás no tuvieron que cambiar tanto, en materia de comunicación interna y externa, pues estas ya contaban con herramientas de comunicación digitalizada y con algunos empleados ya en teletrabajo. Otras, en cambio, tenían herramientas de comunicación más analógicas e incluso algunas carecían completamente de canales de comunicación, más allá de correos electrónicos entre colaboradores.

Ahora bien, es importante que todos nos sensibilicemos, que independientemente de nuestro punto de partida, hoy en día cualquier estrategia de comunicación interna y externa debe ser administrada con herramientas digitales.

¿Qué es comunicación interna y externa?

La comunicación organizacional tiene dos direcciones que ocurren en un contexto complejo, la primera es la interna que tiene como característica principal que es directa, ágil, clara y precisa, sirve para influenciar al personal de la empresa no solo en directrices de trabajo sino en escuchar a su gente, las inferencias, agrados y desagrados también, y fluye de manera horizontal, a través de medios formales e informales.

Por otra parte, la comunicación externa se nutre de la interna y se exterioriza al inmenso mar de consumidores, esta sirve para dar a conocer los elementos que promueve la empresa como los valores, promociones de ventas o servicios. Es importante que cada empresa administre ambas, ya que se conecta con el exterior y habla de sí misma de forma endógena: del interior al exterior.

Atención al personal por medio de la comunicación interna

Basándonos en todo el panorama anterior, entendemos que el COVID-19 es un problema social que alcanza todas las esferas y es importante buscar soluciones a nivel de comunicación organizacional, pero no de manera individualizada, sino a través de las planificaciones que podemos establecer con diferentes medios. Existen consultores que han armado un modelo de abordaje co-creando una estructura de comunicación interna y otra externa en tres niveles de acción:

• Contenidos de urgencia:

Estos son contenidos que debemos tener preparados e identificados para transmitirlos, a través de canales oficiales, de manera inmediata, para que todos los colaboradores puedan estar informados sobre la pandemia y el cuidado que deben tener, un ejemplo  de esto pueden ser Tips con información veraz. En cuanto a su estructura protocolaria pueden estar señalados como importantes.

• El entorno:

Es importante atender las necesidades de nuestros colaboradores y que les ayudemos a manejar esta situación. En este caso es importante identificar a los líderes y capacitarlos para que sean ellos quienes transmitan a sus equipos información que es mejor recibir de manera personalizada, y no por canales oficiales como es el caso de los contenidos de urgencia.

• Cultura y negocio:

Aprovechando las herramientas de comunicación interna no podemos pasar por alto la necesidad que tienen las personas de tener contacto con otras, esto pasaba en lo cotidiano antes de COVID-19. Ahora bien, es posible retomar los rituales de convivencia entre los colaboradores, adaptados al contexto que nos encontramos, aprovechando a su vez el fortalecimiento de la cultura organizacional sin perder de vista los negocios. Dentro de estas estrategias nunca debe faltar la motivación, ánimos arriba y felicitaciones cuando el trabajo está bien hecho.

 ¿Qué son las herramientas digitales de comunicación?

Las herramientas digitales sustituyen las herramientas análogas, estas son medios de comunicación que trascienden el tiempo y espacio, y que aunque son intangibles tienen bastante peso en sus efectos y pueden permitir que entremos en contacto con cualquier persona, en cualquier lugar del mundo y no solo eso, sino que también permite la naturalización de comunicación, que resulta verdaderamente oportuna para esta situación.

¿Cuáles son las herramientas digitales de comunicación?

Para esto vamos a enlistar las herramientas de comunicación interna y externa más utilizadas en este tiempo de COVID-19, donde tú podrás administrar tu comunicación.

1)         Las App: hay varias actualmente muy efectivas en lo que se refiere a comunicación interna, algunas son: Intranets, Whatsapp, Telegram, correos, estas son bastante usadas para campañas internas y de mayor contacto directo, sin embargo, a la hora de mostrar contenidos como blogs educativos, micro cursos y cultura empresarial; una excelente es Knowapp. Para mejorar la gestión de los recursos humanos y facilitar a los empleados el control de las horas trabajadas, ayuda muchísmo la APP Eurofirms, la cualprovee transparencia e inmediatez de la información.

2)         Redes sociales: como el Facebook, Instagram, son prácticos para comunicación externa,sirve para marketing y también para escuchar qué cosas desean las personas.

3)         Herramientas de trabajo colaborativo: encontramos google doc, google drive, Onedrive entre otras. Donde las personas pueden co-crear documentos, hacer comentarios, retroalimentarse y hablar por chat para resolver un informe juntos.

4)         Otras:

1. Para reuniones: Zoom, Meetings y Teams son las más famosas.
2. También existe Team Viewer que es una app que permite conectarse al computador de la oficina desde otro ordenador, el móvil o la tablet.
3. Para la eficacia de la gestión de gastos, existe Expensify que permite escanear recibos, almacenar los kilómetros recorridos mediante GPS y generar informes.
4. Hellosign facilita la firma de contratos.
5. Invoice2go prepara, gestiona y envía a los clientes facturas electrónicas.
6. Mientras que Quickbooks agiliza el pago directo a los empleados.

¿Qué debo tener presenta al hacer una pieza de comunicación?

Tomando en cuenta las diferentes direcciones en la comunicación organizacional; la externa y la interna, debemos realizar una administración de contenidos y escoger la herramienta digital que me pueda ser útil.

Para esto podemos revisar las opciones descritas anteriormente o ver otras alternativas.

Además, debemos ser puntuales en cuatro aspectos diferentes:

• Definir si es una comunicación interna o externa
• El tipo de contenido que queremos transmitir
• Quién será el receptor: si es cliente, proveedor o personal.
• Tiempo: esto depende de la urgencia o la importancia de la información y de la premura de la respuesta deseada por parte del destinatario.

En conclusión, toda estrategia de comunicación en estos momentos debe tener muy claro qué va a decir y cómo esto puede ayudar para mejorar la situación que estamos viviendo.

Las herramientas se vuelven muy importantes y facilitan el trabajo.

Estamos en tiempos de transformación digital y las empresas que quieren evolucionar y adaptarse deben comenzar a contemplar la importancia y beneficios que les trae una excelente comunicación.

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