A nivel empresarial lo más relevante en el análisis de los públicos cuando estamos en procesos de comunicación interna, es que debe ser enfocado en el rol que desempeñan los individuos, en función de su relación con la organización y no en cuanto a las características personales o del grupo social.
Es importante tener clasificados y segmentados los públicos para la comunicación en las organizaciones. Se pueden identificar como público interno a todas las personas que hacen parte y están directamente vinculados con la empresa: accionistas, colaboradores de cualquier nivel jerárquico, contratistas, proveedores y distribuidores de la compañía. Se denomina público a un sistema estructurado cuyos miembros detectan la misma situación, interactúan cara a cara o a través de canales y se comportan como si fueran un solo organismo.
Para gestionar correctamente estos públicos internos de la empresa, lo más importante es tenerlos mapeados, contar con datos de los mismos con los que se puedan clasificar y diferenciar, esta es una herramienta clave para las áreas de comunicación que permite tomar mejores decisiones. Para la comunicación interna, es vital elaborar planes de acción segmentadas por públicos.
Algunos factores que se deben tener en cuenta para la selección de un mapa de público interno es realizar una lista de los grupos o públicos relevantes para la comunicación interna, lo más importante en este punto es ser lo más específico que se pueda en cuanto al número de personas, área a la que pertenecen, nivel jerárquico dentro de la empresa, que sea posible filtrar por cargo, en este punto entre más información relevante para crear subcategorías es mejor, pero se debe tener cuidado en no generar una base con datos irrelevantes sobre el conocimiento de los públicos que no nos aporte información que permita generar subgrupos de acuerdo al tipo de información a transmitir. Cabe resaltar que esta lista de públicos depende de las necesidades propias de cada empresa.
El principal beneficio de realizar un mapa de públicos internos, es facilitar la gestión de las comunicaciones en función del riesgo y la reputación organizacional, ya que permite definir el nivel de profundidad de información, la redacción de los mensajes y los medios a través de los cuales es más efectivo comunicar dependiendo del tipo de público, ya que las personas que pertenecen a los diferentes grupos tienen características distintas, intereses diversos de acuerdo a su puesto de trabajo, que por lo tanto, pueden interpretar de manera diferente una misma información. A su vez el rol de cada público es determinante en la profundidad de comunicación, puesto que los miembros de un mismo grupo tendrán expectativas compartidas.
Lo más relevante en este análisis de los públicos es que el mismo debe ser enfocado en función del estatus que ocupan y del rol que desempeñan los individuos, en función de su relación con la organización y no en cuanto a las características personales o del grupo social.
Nuestra recomendación es contar con un área especializada que analice el comportamiento de los públicos y administre la comunicación interna segmentando cada público de la empresa, es decir que reconozca los usos y hábitos de los medios y los mensajes internos, que permitan tomar decisiones asertivas que movilicen correctamente a las personas de acuerdo a la estrategia y objetivos organizacionales, ya que la segmentación de públicos es solo una parte de la comunicación interna de la organización, donde la información es la materia prima con la que se construyen los negocios, se transmite cultura, se capacita, se gestiona el conocimiento entre otros objetivos.
Teniendo claros los aspectos que debemos incluir en nuestra estrategia de comunicación, el siguiente paso es establecer los canales para hacerla efectiva. Los métodos tradicionales como las carteleras, las convenciones anuales o semestrales, las circulares y las reuniones informativas son siempre válidos para conseguir nuestro objetivo, pero además nos podemos apoyar en otras herramientas más innovadoras y en línea con la época actual.
Al final del día estamos buscando que los colaboradores se involucren y la tecnología es un aliado en este proceso, si la segmentación es correcta, podríamos crear un canal de comunicación interna exclusivo que nos permita llegar a cada audiencia haciendo uso de las tendencias tecnológicas.
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